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上海注册医疗器械公司组织人员管理制度
2014-12-25

上海注册医疗器械公司组织人员管理制度

一、有关部门、组织和人员管理职能

1、公司设企业负责人一名,负责公司的日常规划运作。

1.1职责概述

全面负责公司日常行政和业务活动,组织实施董事会决议。对本企业经营医疗器械的质量和质量管理体系的建立和运行全面负责。

1.2质量职责

1.2.1 组织并监督企业实施《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营企业许可证管理办法》等医疗器械管理的法律、法规和行政规章。严格按照本企业《医疗器械经营许可证》核准的经营方式、经营范围,依法经营。

1.2.2 主持制定本企业质量方针和目标,建立质量管理体系,并使之有效运行。

1.2.3 支持质量管理工作,确保质管部行使职权。

1.2.4 参与审定企业质量管理制度,签发质量方针、质量管理制度文件。

1.2.5 研究和确定企业质量管理工作的重大问题,主持重大质量事故的处理。

1.2.6 正确处理质量与效益的关系,参与确定企业质量奖惩措施。

1.2.7 创造必要的物质、技术条件,使之与经营医疗器械的质量要求相适应。

1.3 任职条件

1.3.1 具有相关领域内的经验。

1.3.2 熟悉管理法规。

1.3.3 熟悉医疗器械经营业务和所经营医疗器械的知识。

 

2本公司根据国家相关法规政策,特设立质量管理机构,简称质管部,此部门人员应具有与其经营产品类别相关的大学大专以上学历或中级以上技术职称,熟悉国家及本市有关医疗器械监督管理法规、规章和技术标准,并有3年以上直接从事医疗器械经营质量管理工作的经历。

3、质管部由质量负责人进行统一管理,质量负责人向企业负责人汇报。

质量部下设人员有:

(1)质量管理负责人

(2)质量管理员

(3)质量检验员

4、质量管理日常工作的职责分工:

4.1质量负责人的职责是:

4.1.1贯彻执行有关医疗器械质量管理的法律、法规、行政规章和有关规定。
4.1.2组织制定企业医疗器械质量管理文件,并指导、督促制度的执行。
4.1.3负责建立企业所经营医疗器械并包含质量标准等内容的质量档案。
4.1.4负责医疗器械的验收,指导和监督医疗器械保管、养护和运输中的质量工作。
4.1.5负责质量不合格医疗器械的审核,对不合格医疗器械的处理过程实施监督。
4.1.6收集和分析医疗器械质量信息。
4.1.7在企业内部对医疗器械产品质量具有裁决权。
4.1.8协助开展对企业职工医疗器械质量管理方面的教育或培训。

4.2 质量管理员的职责是:

根据本企业质量方针与目标、质量管理体系的要求,开展质量管理工作,并对本企业医疗器械购进、验收、保管、养护、销售、运输等过程中的质量管理工作进行监督与指导,促进本企业质量管理工作的规范化。

4.2.1负责公司医疗器械质量管理制度的监督执行,定期对各部门执行情况进行检查,对存在问题作记录并提出改进措施。

4.2.2 协助质量负责人对首营企业和首营品种的质量进行审核。

4.2.3 根据掌握的质量信息和本企业进货评审的资料,参与医疗器械购进计划的编制。

4.2.4 指导质量购进、验收、养护、保管和运输过程中的质量工作,对存在问题及时予以处理。

4.2.5 负责医疗器械质量事故或质量查询、投诉的调查、处理及报告。

4.2.6 负责医疗器械质量信息管理,收集医疗器械质量标准,建立医疗器械质量档案。

4.2.7 负责质量不合格医疗器械报损前的审核,并监督其处理过程与结果。

4.2.8 收集医疗器械质量信息,准确、及时地传递与反馈,并对收集的各种质量信息进行分析和处理。

4.2.9 分析和评价供货单位的质量保证能力和医疗器械质量情况,提出暂停购进的建议报本部门负责人。

4.3质量检验员的职责是:

4.3.1严格执行《医疗器械验收管理制度》

4.3.2按《医疗器械质量验收程序》进行操作

4.3.3产品入库和返库的质量验收

4.3.4产品质量跟踪管理

4.3.5产品采购

4.3.6仓储保管和出库复核管理

 

5、本公司设立专职的销售部门,由销售员负责公司的市场推广、产品销售以及客户关系维护。

5.1 审核购货单位的法定资格和质量信誉,确保将医疗器械销售给具有合法资格的购货单位。

5.2 严格执行医疗器械销售管理制度,严禁销售假的和质量不合格的医疗器械。

5.3 建立客户档案,档案内容至少包括单位名称、合法证照、单位地址、联系人、联系电话等。

5.4 销售医疗器械时,应有合法的票据给购货单位。

5.5 按照制度要求建立销售记录,内容包括品名、剂型、产品、规格、批号、有效期、数量、收货单位、发货日期等,能追查每批医疗器械售出情况。

5.6对医疗器械在使用过程中发现的质量问题,配合有关部门及时查明原因,接到医疗器械收回指令后,负责实施医疗器械的收回。

5.7 医疗器械宣传工作必须以SFDA批准的说明书为准,不得夸大和误导。

5.8 积极收集医疗器械不良反应信息,并及时向质量管理部门报告。

5.9 拜访客户,收集质量信息,登记用户意见,及时传送给质管部处理。

 

6、厂商负责产品安装、维修、技术培训服务。

 

7、本公司设立专门的会计部门。由具有相应会计资格的人员担当,负责公司的财务。具体职能如下:

7.1 制定财务规章制度,为企业质量体系和日常经营活动提供财务保障。

7.2 检查购进医疗器械票据的合法性和真实性,凭验收员在《入库验收表》上的签章和验收合格的结论,支付货款。

7.3 审核成本,协助业务部门核算首营品种价格,为经营决策提供财务支持。

7.4 销售医疗器械后,凭《销售记录表》开具合法票据。

7.5 销售票据,按规定保留十年,存档备查。

7.6 公司对库存医疗器械盘存时,财务部应派人监查,掌握库存医疗器械数量和质量情况,为企业经营活动做好财务准备。

 

8、所有以上公司的职员,都需要和公司签订劳动协议以及参加供方的产品技术培训以及相关的医疗器械法规培训。

 

二、首营品种资质审核的管理制度

由于本企业主要是经营二、三类医疗器械,此类产品由于对患者使用影响很大,所以对质量要求相当高。此类产品对正确作出对患者的诊断相当重要。因此向某一医疗器械生产企业**购进的医疗器械一定要加强重视,严格把关。

 

1、  **购进医疗器械,如供应商为国内企业,应向供货单位索取以下加盖供货单位原印章的复印件:
(一)《营业执照》、《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》;
(二)企业法定代表人明确授权范围的委托授权书;
(三)销售人员身份证明;
(四)医疗器械产品注册证书及附件。

 

2、  在确认以上信息完整后,公司负责人或是质量负责人直接去供货方原地查看以下原件:

(一)《营业执照》、《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》原件;
   (二)供方法人、销售人员身份证原件;
   (三)供方上个月的财务报表
   (四)医疗器械产品注册证书及附件的原件。

 

3、  去当地药检局核实供方在当地的注册情况以及资信情况。

 

4、  确认供方是否通过质量体系认证以及相关的技术体系认证。

 

5、  让供方提供需方合作伙伴的联系方式,确认在业内的声誉。

 

6、  质量负责人《首营医疗器械产品审核表》,交付公司备案。在资质审核表上应该记录:生产厂名、注册证有效期、供货商名称、授权情况、《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》编号、医疗器械产品注册证编号、审核时间、负责人意见、需要注意等内容。

 

7、  每年去供方实地考察一次

如供应商为国外企业,应向供货单位索取:

(一)国外公司的《营业执照》;

(二)国外企业明确授权本公司销售产品范围的委托授权书;
(三)此产品已在中国境内获得的、在有效期内的《产品注册证》

 

 

三、采购、验收的管理制度

1、采购制度内容的基本要求:

(1)供方必须具有工商部门核发的“营业执照”,且具有有效的 《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》。

(2)采购的产品必须具有有效的《医疗器械注册证》,同时该产品必须是在供方《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》的产品范围内。

(3)**经营的品种应建立质量审核制度。质量审核包括索取产品技术标准、质量检验报告书,必要时对产品和企业质量体系进行考察,签订质量保证协议等,并建立档案。

(4) 说明书、标签、包装应符合国家食品医疗器械监督管理局《医疗器械说明书、标签和包装标识管理规定》的规定。

2、验收制度内容的基本要求:

(1)验收人员必须严格依据有关标准及购货合同对购入产品进行逐批检查验收,各项检查要完整、规范,并且要有记录。验收合格,验收人员应在医疗器械入库凭证上签章。

(2)验收时应在验收养护室进行,验收抽取的样品应具有代表性,经营品种的质量验证方法,包括无菌、无热源等项目的检查。

(3)查验项目应包括:

a产品的名称、规格型号、数量等基本信息是否与进货票据一致;

b产品外包装是否符合有关标准的要求,是否完好;

c标识是否清楚、完整;

d进口医疗器械应有中文标签、中文说明书;

e相关法规或购货合同规定的其它要求。

f对销后退回的产品,凭销售部门开具的退货凭证收货,并经验收员按购进商品的验收程序进行验收。

3、检验记录内容包括:产品名称、生产单位、供货单位、规格型号、生产日期、出厂编号、检验依据、检验项目、检验结果、检验日期、检验人。

4、检验记录应保存至产品有效期或使用期限过后2年以上,但不得少于3年

5、连锁门店委托配送的产品,验收可简化程序,由门店验收员按送货凭证对照实物进行品名、规格、批号、生产厂家及数量等项目的核对,无误后在凭证上签订即可。

6、凡无生产许可证和产品注册证及包装上无许可证号及注册证号的产品一律不得购进和销售。

 

7、发现不合格医疗器械应存放在不合格医疗器械库(区),并有明显标志,按规定的要求及时报企业所在地区(县)食品医疗器械监管分局。

四、仓储保管和出库复核的管理制度

1、仓储保管制度内容的基本要求:

(1)库房内部应整洁,门窗严密,顶棚、墙壁无脱落物,地面平整光洁。

(2)库房配备应符合消防安全规定。

(3)库房应有符合安全要求的照明设施。

(4)库房应有必要的防护设备和设施,以实现防尘、防潮、防霉、防虫、防鼠、防盗、防污染。(如设置地拍、货架、通风设备、除湿设备等)。

(5)库房内应设有温湿度计对温湿度进行监测,必要时应采取措施控制温湿度,以保证产品质量。

(6)库存产品应码放有序,并符合产品自身存放要求。

(7)库存产品应分区存放,通常可分为待检区、合格品区、不合格品区,并应使用色标标识。黄色为待检区、绿色为合格品区、红色为不合格品区。

(8)根据库存产品性能特点,必要时对产品进行适当养护,并做好记录。

(9)定期对库房及库存产品进行检查,必要时采取适当措施,以保证库房及产品状态正常。

2、出库复核制度内容的基本要求:

(1)库房管理员必须凭出库凭证办理出库手续,对出库的产品要根据出库凭证所列项目逐项进行复核,并做好记录。复核记录保存至超过医疗器械有效期一年,但不少于三年。

(2)产品出库应做到先进先出、近期先出、按批次出库。

(3)产品出入库要有双人签字。

(4)整件复核:复核员必须按发货凭证对实物进行品名、规格、数量、产品批号、有效期、生产厂商、质量状况进行核对、检查。

3、医疗器械出库时,应按发货或配送凭证对实物进行质量检查和数量、项目的核对。如发现以下问题应停止发货或配送,并报有关部门处理:

(1)医疗器械包装内有异常响动和液体渗漏;

(2)外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象;

(3)包装标识模糊不清或脱落;

(4)医疗器械已超出有效期。

 

五、销售的管理制度

1、销售医疗器械应依据有关法律、法规要求,将产品销售给具有工商部门核发的在有效期内的 “营业执照”,且具有有效的《医疗器械经营企业备案表》或(医疗器械经营企业许可证》的经营单位或具有执业许可证的医疗机构。(销售对象为个人的除外)。

2、销售产品要做好销售记录。必要时应能根据销售记录追查出全部售出产品情况并追回。销售记录应包括:产品名称、生产单位、供货单位、规格型号、生产日期、出厂编号、销售日期、销售对象、销售数量、经办人。

3、销售记录应保存至产品有效期或使用期限过后有效期2年以上,但不得少于3年销售票据和记录应由会计保存,由总经理不定期检查实际单据。

4、销售特殊管理产品,应严格按照国家有关规定执行。

5、企业应对产品退货实施控制,并建立记录。记录内容应包括:产品名称、生产单位(供货单位)、规格型号、出厂编号、生产日期、退货单位、退货日期、退货数量、退货原因及处理结果。

6、销售负责人必须经地市级以上药品监督管理部门培训考核合格,取得岗位证书后方可上岗。

7、销售人员应正确介绍医疗器械,不得虚假夸大和误导消费者,对顾客所购医疗器械的名称、型号、规格、数量认真核对无误后方可出售。

8负责供货单位合法资料及相关证明文件的收集。

9负责对经营医疗器械的质量标准等资料的收集。  

10、坚持以“按需进货,择优采购”的原则编制进货计划。掌握医疗器械库存情况,合理安排库存结构,及时组织货源,力求品种全、

质量优、不积压、不脱销。

11、凡经质量管理员检查或接到药品监督管理部门通知的不合格医疗器械和超有效期、失效的医疗器械一律不得销售。

 

六、技术培训、维修、售后服务的管理制度

1、强化“质量就是生命”意识,公司质量负责人、产品质量检验员,保证每年到总代理或原厂二次,6月,12月各一次,了解学习产品的质量标准、生产工艺;对日常工作出现的质量方面问题,与总代理或厂方专业技术人员进行交流,提供来自临床一线的反馈信息,以便厂家整改。

2、每年两次邀请总代理技术人员到公司进行产品设计原理、各项参数指标的讲解,并进行现场模拟操作,质量负责人及销售部全体员工务必参加。

3、销售部门每月组织技术支持专员,就现场服务出现的技术、质量问题,进行专题讨论,对出现的疑问与总代技术顾问及原厂技术科进行电话、网络交流,提出解决方案。

4、维修由厂商负责。

5、因特殊需要从其他商业企业直调的医疗器械,本企业应保证医疗器械质量,并及时做好有关记录。

6、对质量查询、投诉和销售过程中发现的质量问题要查明原因,分清责任,采取有效的处理措施,并做好记录。

7、企业已售出的医疗器械如发现质量问题,应向区县食品医疗器械监管部门报告,并及时追回医疗器械,并做好记录。
8、对主要客户建立售后服务档案。由质量管理员填写《售后服务记录表》。

9、公司对客户应当提供售后服务承诺书,如发现产品确有质量问题,产品一律给予调换或退货,由此造成的医疗事故,按国家有关法规,由公司承担相应的法律责任。

10、对客户建议或投诉,其情节重大者,客户服务中心应立即呈总经理核阅或核转,及时加以处理;如情况属实,而且是由于公司内部人员造成的,公司视情节大小分别进行处分及奖金扣罚。

11、对本公司无能力保证售后维修等服务的产品,应与上一级供货单位或厂家签署有关售后服务的协议,确保用户要求得到满足。

12、对收集到的产品的不良反应信息,除本企业存档外,应以书面形式及时通知生产厂家及药监部门等相关单位。

 

七、质量跟踪的管理制度

为了保证产品质量可以实时的获得跟踪,将*佳的产品提供给客户,切实保护用户和公司的合法权益,特制定本制度。

1、  负责人:由质量管理员负责质量跟踪。

2、  跟踪时间:针对不同的医疗器械确定的跟踪周期和时间也不一样,跨度从半年至十年

3、  跟踪方式:定期采取电话和实际上门实地检查两种方式。

4、  跟踪周期:针对三类的医疗器械产品,每个月进行一次电话跟踪,每半年进行一次上门实地跟踪检查

5、  跟踪对象:不仅定期联系使用的单位,询问使用单位的情况,记录反馈情况,以备留档和将此信息传达给供方。

6、  每次跟踪结束,需要填写《质量跟踪表》,内容包括:使用单位、使用时间、器械名称、生产厂商、出厂编号、跟踪情况等。

7、  质量跟踪表应保存五年或保存至产品有效期为止。

8、  质量负责人定期负责整理《质量跟踪表》,将相关情况及时反馈给上级部门或供方。

 

 

八、质量事故、质量查询和质量投诉管理制度

1、公司承诺妥善处理质量事故和客户投诉。质量事故由质量负责人处理。质量事故发生后当日或第一时间必须上报质量负责人,重大事故还须同时上报企业负责人和法定代表人。

2、质量部接到通知后应立即前往现场,查清原因。

3、质量负责人应于两天内做出书面小结完成质量事故记录,填写《质量投诉处理记录表》,并协同供货商或生产商予使用客户明确满意的答复。对确认属产品原因导致的质量事故,公司在事故原因未明确前应暂停同批号产品的销售。

4、教育与处罚并重,根据事故的大小和造成的后果追究处理有关人员的责任。

5、客户投诉主要由经营质量管理专职人员处理。用户对我公司售出产品的质量、价格及售后服务投诉时,接待人员必须态度和蔼,详细记录,并及时将投诉内容转达有关管理人员。

6、如有客户对公司的销售产品或代理产品投诉,质量部门应及时查清投诉内容的真实性,明确责任方,提出处理方案,落实处理结果,并写出书面纪录。如确定为产品质量问题,应协同客户、生产厂商或供应商共同调查,妥善解决问题。

7、质量管理员按产品记录投诉质量事故和处理内容并归档。记录应包括产品名称和型号规格、供货商和生产厂商、生产批号及失效期(灭菌批号)、和联系人、使用情况或事故情况、投诉问题、处理方式及客户意见反馈等。必要时质量事故及投诉处理文件应该结合质量跟踪记录、不良事件文件和售后服务文件组成质量跟踪文件体系。

8、对质量事故和投诉频发的产品,公司应及时向相关管理部门机构和客户反映情况,并密切配合工作。如需产品召回,应配合生产商或代理商及相关部门做好有关工作。

9、对所有质量事故和产品投诉都必须认真记录处理方式和结果,记录保留超过产品有效期两年。 

 

九、不良事件报告的管理制度

1、质量负责人负责本单位医疗器械不良信息的收集、报告和管理工作。

2、质量负责人对公司经营、使用的医疗器械发现的可疑不良事件,应收集(查清事发地点、时间、不良反应和不良事件的基本情况)并做好记录,应注册为全国医疗器械不良事件监测系统用户(联通:http://114.255.93.220/,电信http://211.103.186.220),保证该系统正常运行,并遵循可疑即报的原则,通过该系统上报医疗器械不良事件相关报告。其中,导致死亡的事件于发现或者知悉之日起5个工作日内,导致严重伤害、可能导致严重伤害或死亡的事件于发现或者知悉之日起15个工作日内报告。

医疗器械经营企业和使用单位在向全国医疗器械不良事件监测系统上报的同时,应当告知相关医疗器械生产企业。

3、医疗器械经营企业应当在每年1月底之前对上一年度的医疗器械不良事件监测工作进行总结,并保存备查。

4、本企业和使用单位发现突发、群发的医疗器械不良事件,应当立即向所在地省、自治区、直辖市食品医疗器械监督管理部门、卫生主管部门和医疗器械不良事件监测技术机构报告,并在24小时内填写并报送《可疑医疗器械不良事件报告表》。

5、在报告医疗器械不良事件后,本企业和使用单位应当配合医疗器械生产企业和主管部门对报告事件进行调查,提供相关资料并采取必要的控制措施。

6、质量负责人应对本人质量工作及患者生命健康负责,不得隐瞒产品有关安全性的资料。对于医疗器械不良事件监测机构认定的存在重大安全隐患的不良反应产品,应会同销售部门负责人,对已经销售到医院尚未开始使用的产品实行召回,库存产品立即封存,不得继续销售,并及时将相关情况通知生产企业,以便其整改。

 

十、企业职工相关培训的管理制度

1、积极派员工参加各级药监部门组织的质量法规方面的相关讲座与培训,建立员工个人培训档案,作为考核提拔员工的参考依据;参加培训的员工做好资料的收集,会议记录工作,以便于日常交流工作,尽可能派多人次参加培训。

2、质量负责人员保证每月浏览国家食品医疗器械监督局网站及区市级药监局网站一次,及时了解法规管理细则的变化动态;对于新出台的管理方法、实施细则应第一时间内获知、了解,并报知上级主管部门,下载打印后交各部门传阅,以便各部门及时学习整改。

3、每年两次组织公司内部全体员工,以座谈的形式学习《医疗器械监管条例》,增强全体员工守法意识。

4、强化“质量就是生命”意识,公司质量负责人、产品质量检验员,保证每年到总代理或原厂二次,6月,12月各一次,了解学习产品的质量标准、生产工艺;对日常工作出现的质量方面问题,与厂方专业技术人员进行交流,提供来自临床一线的反馈信息,以便厂家整改。

 

十一、仓库保管员岗位制度

1、  注意自身素质的提高,加强理论学习和业务学习,不断提高业务技术水平。

2、  根据开据的工具、材料入库单做好进货验收,严把数量、质量关。

3、  坚持先入库后出库的原则,不得随手转物。

4、  根据开据的工具、材料出库单发货,货、单相符。

5、  出入库后应立即登记上账,并进行日清月结,账目清楚,物账相符。

6、  每月做一次物品耗用报表及物品进出库存放表,报表应与实际盘点数相符,对常用的备品、备件应保证一定的库存,并于每月25日前报办公室。

7、库存物品必须做到堆放整齐,标明规格、数量,做到存取方便。根据库存物品特性妥善保管,做到防霉、防烂、防火,以免损坏。如属人为保管不当造成物品损坏,应追究其责任,并给予一定的处罚。

8、对各种原因造成库存物品积压,应及时书面报告办公室,提出处理意见,并经批示后再具体操作。

9、树立良好服务形象,提高服务质量,待人接物要热情、周到、和蔼,严禁与他人争吵。

10、严格按照后勤基建处提出的有关规定和考核要求执行,服从上级领导的工作调动和分配,完成上级交办的其它工作任务。

 

 

十二、经营过程中有关记录和凭证的管理制度

 

1、为了进一步规范原始记录的填制、审核、根据《医疗器械监督管理条例》等法律、法规制定本项制度。

2、  记录和凭证的需求由使用部门提出,使用部门按照记录、凭证的管理职责,分别对各自管辖范围内的记录、凭证的使用、保存及管理负责。

3、由质量负责人负责填写《经营过程中相关记录和凭证的归档记录表》。具体的各种记录、凭证由各岗位人员负责填写,由各部门主管人员每年整理,并按规定归档与妥善保管。

4、记录要求:

4.1本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录。

4.2质量记录应符合以下要求:①质量记录格式统一由质量管理部编写,必须经审查批准的按制度规定由审查批准人签字;②质量记录由各岗位人员填写;③质量记录字迹清楚,正确完整。具有真实性、规范性和可追溯性;④质量记录可用文字,可用计算机,应便于检索;⑤质量记录应妥善保管,防止损坏、丢失。原始记录均应编号,内容包括:档案名称、形成时间、编号、内容、保管期限、责任人、是否过期等。

5、凭证要求:

5.1本制度中的凭证主要指购进票据和销售票据。

5.2购进医疗器械和销售医疗器械要有合法票据,并按规定建立购销记录,做到帐、票、货相符。

5.3购进票据和销售票据应妥善保管。

6、原始记录的保存

经营中所涉及的凭证票据分类妥善保存。产品质量跟踪记录、入库验收记录出库销售记录、不良事件记录、售后服务记录、质量跟踪文件、质量事故和投诉处理文件需要按产品或按客户归档。
    一般原始记录及凭证保存五年或保存至产品有效期或负责期后一年或保存至凭证失效后一年。

7、查阅存档文件的管理:

l、外界人员查阅存档文件需持有效证件,经经理授权人批准后方可进行;

2、公司文件的编号根据文件的类型,按年度编号;

8、检查与考核
    日常检查工作由各部门进行。
    每年组织各职能部门进行一次大检查。

对违反填写规定的,遗失和弄虚作假的,根据情节给予经济处罚和组织处理。

 

 

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